事务性工作是什么意思（如何减少事务性工作？）

最近发现一个问题，就是我们在重启了项目制工作制之后，事务性工作也越来越多了；所谓事务性工作，主要指针对工作内容的单纯的统计、汇总等形式上要求很高、时效性很紧张，主要用于过程管理的工作内容。造成事务性工作增加的原因也很简单，因为我们的工作机制发生了变化，原有的那套监控工作过程和效果的管理工具，已经不再适用了；所以必须重新设计、启用一套新的管理工具。这种管理工具肯定会导致事务性工作的增加，大家不得不把相当一部分的精力用于填报各类表格、撰写各种分析、总结、汇报材料，进行各种统计和汇总诸如此类的事务性工作，一定程度上的影响了工作的开展质量和时效。

如何能够减少事务性工作对工作本身的影响，同时又充分发挥事务性工作的管理工作作用，提升工作效率呢？需要我们设计一套适用于不同工作模式下、可以用于过程管理的管理工具，尽可能避免重复劳动，让大家一次性把事务性工作融合在工作中完成，统筹兼顾提高工作效率。

首先，我们要把工作过程和工作产出之间的关系理顺，明白我们的工作产出是如何体现在工作过程中的，必要的步骤有哪些，这些步骤是用什么方式来承载或者记录的。如果工作本身产生可以直接应用于过程管理的记录，那么我们就可以直接应用；如果不可以直接产生，但可以监控，那么也可以通过在必要工作环节中的埋点来自动提取过程管理所需要的内容，比如说使用系统或者其他可以留有痕迹的载体，实现工作过程和产出的因果分析或经营管理分析，并自动汇总阶段性产出结果或者提取一些有价值的信息。

对于无法在工作中直接留痕的、需要工作执行者自行手动提取或整理的过程如何管理，需要我们尽可能将所有需要提取的内容整合在一个管理工具中，比如说一个汇总的统计表格；如果需要以文字或者其他无法使用数据格式化的方式来体现的内容，那么就要尽可能压缩相关事务性工作的频次。现在很多企业为了片面追求过程管理，要求每天进行工作报告，把日常的工作内容全部翻译成文字，并且在指定的位置上传，这其实是工作效率低下或者是管理能力不足的一种体现。监控日常工作可以通过计划的制定和效果的评价来达到目的，如果计划和结果反映不了工作的完整过程，也可以给予工作执行者更多的自主权，让他们自己来制定计划，自己来完成计划，同时在一定的容忍度范围内允许其动态调整，让他们把尽可能多的精力放在工作的执行上。

还有，就是尽可能把事务性工作进行集中，我们有多种灵活的用工方式，对一些不涉及到保密要求或者是企业自己相关管理规定的事务性工作，可以集中到一个人身上，节约其他人的时间，提高整体的工作效率。

另外，对于事务性工作中的统计分析汇报等不要走极端，不要为了过程管理而增加了很多的过程，为了提高效率增加了很多的形式主义，这种过度的管理方式是不提倡的。